การเผยแพร่สารสนเทศด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและหารสื่อสาร

การเผยแพร่สารสนเทศด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและหารสื่อสาร

 Suchada.nongnam9999@gmail.com

สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

การบริการและการเผยแพร่สารสนเทศ

ความหมายการจัดการสารสนเทศ

         การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การทำกิจกรรมหลัก ต่างๆ ในการจัดหา การจัดโครงสร้าง (organization) การควบคุม ผลิต การเผยแพร่และการใช้สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์การทุกประเภทอย่างมีประสิทธิผล ซึ่งสารสนเทศในที่นี้หมายถึงสารสนเทศทุกประเภทที่มีคุณค่าไม่ว่าจะมีแหล่งกำเนิดจากภายในหรือภายนอกองค์การ

การจัดการสารสนเทศ หมายถึง กระบวนการดำเนินงาน เช่น ทำดรรชนี การจัดหมวดหมู่ การจัดแฟ้มการทำรายการเพื่อการเข้าถึงเอกสารหรือสารสนเทศที่มีการบันทึกไว้ในรูปแบบต่างๆ ตั้งแต่จดหมายเหตุ

การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การดำเนินการกับสารสนเทศในระดับองค์การ ได้แก่ การวางแผน การ จัดสรรงบประมาณ การจัดโครงสร้างองค์การ การจัดเจ้าหน้าที่ การกำหนดทิศทาง การฝึกอบรม และการ

กล่าวโดยสรุป การจัดการสารสนเทศ ความหมายถึง การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยแพร่ สารสนเทศโดยจัดให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบาย หรือ กลยุทธ์ระดับองค์การในการจัดการสารสนเทศ

ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศในสภาวะที่สังคมมีสารสนเทศเกิดขึ้นมากมาย ในลักษณะสารสนเทศท่วมท้นการจัดการสารสนเทศ โดยจัดเป็นระบบสารสนเทศต่างๆ เพื่อการใช้ประโยชน์ได้อย่างเหมาะสมกับความต้องการ เป็นความจำเป็นและมีความสำคัญทั้งต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงาน และมีความสำคัญต่อองค์การในหลายด้าน คือ ด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้

1. ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล

          การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพ ต่างๆ การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยการจัดทำฐานข้อมูลส่วนบุคคล รวบรวมทั้งข้อมูลการดำรงชีวิต การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่างๆ ในการดำรงชีวิตประจำวัน บุคคลย่อมต้องการสารสนเทศหลายด้านเพื่อใช้ชีวิตได้อย่างราบรื่น มีความก้าวหน้า และมีความสุข อาทิ ต้องการสารสนเทศเพื่อการดูแลรักษาสุขภาพ ต้องจัดการค่าใช้จ่ายในครอบครัว ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล การดูแลอาคารที่อยู่อาศัยต่างๆ ตลอดจนการเลี้ยงดูคนในครอบครัวให้เป็นบุคคลที่มีคุณภาพ มีความรู้ความสามารถที่ทำคุณประโยชน์แก่สังคม จึงจำเป็นต้องคัดกรองสารสนเทศที่มีอยู่มากมายจากหลายแหล่งเพื่อจัดเก็บ จัดทำระบบ และเรียกใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วความสำคัญในด้านการศึกษา การจัดการสารสนเทศด้านระบบการศึกษา เอื้ออำนวยให้บุคคลสามารถเลือกระบบการศึกษา การเรียนรู้ได้อย่างเหมาะสมกับบุคคลแต่ละคน สามารถเรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามความสนใจเฉพาะตน โดยไม่จำเป็นต้องสอบเข้าศึกษาตามสถาบันการศึกษาที่จัดระบบที่มีชั้นเรียนตลอดไป บุคคลสามารถเลือกศึกษาโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการศึกษา ติดต่อกับสถาบันการศึกษาในระบบเปิดหรือเรียนทางระบบออนไลน์ และเลือกเรียนได้ทุกระดับการศึกษา ทุกวัย นับเป็นปรัชญาการศึกษาตลอดชีวิต ความสำคัญในด้านการทำงาน บุคคลจำเป็นต้องใช้สารสนเทศทั้งที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ภาระหน้าที่ ประกอบการทำงานทั้งระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ การจัดเก็บสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามภารกิจส่วนตน ช่วยสนับสนุนให้สามารถทำงานให้ประสบความสำเร็จได้ทันการณ์ ทันเวลา

2. ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ

          การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้

          1) ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ การบริหารจัดการในยุคโลกาภิวัตน์เป็นการบริหารภายใต้สภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันกันทางธุรกิจสูง ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหา การตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ ให้สามารถแข่งขันกับองค์การคู่แข่งต่างๆ จึงจำเป็นต้องได้รับสารสนเทศ ที่เหมาะสม ถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์ และทันสมัย เพื่อใช้ประกอบภารกิจตามหน้าที่ ตามระดับการบริหาร การจัดการสารสนเทศจึงนับว่ามีความสำคัญ ความจำเป็นที่ต้องมีการออกแบบระบบการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ การเลือกใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี รวมทั้งกำหนดนโยบาย กระบวนการและกฎระเบียบ เพื่อจัดการสารสนเทศให้เหมาะกับสภาพการนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารงาน ในระดับต่างๆไม่ว่าจะเป็นระดับต้นหรือปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ให้สามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

           2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน สารสนเทศนับมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะ เป็นทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน และหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานในด้านต่างๆ ตามที่หน่วยงานดำเนินการ การจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระแสงานหรือขั้นตอน จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน เอื้อให้เข้าถึงและใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก การเป็นหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานเช่น สัญญาการตกลงลงนามร่วมกิจการระหว่างองค์การ รายงานทางการเงินประจำปี เป็นต้น เป็นสารสนเทศที่หน่วยงานผลิตและใช้ประกอบการดำเนินงานตาม ภาระหน้าที่ ตามข้อกำหนด ระเบียบ และแนวปฏิบัติในองค์การ สารสนเทศเหล่านี้ต้องมีการรวบรวม ประมวล และจัดอย่างเป็นระบบเพื่อให้มีความเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง ครบถ้วนและเหมาะสมกับงานนั้น และในการจัดการ สารสนเทศที่แม้สิ้นสุดกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว โดยเฉพาะสารสนเทศที่มีคุณค่า ยังต้องมีการจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุเพื่อการใช้ประโยชน์

           3) ความสำคัญด้านกฎหมาย การจัดการสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน จำเป็นต้องสอดคล้องกับกฎหมาย กฎ ระเบียบและข้อบังคับทั้งในระดับภายในและภายนอกองค์การ โดยเฉพาะสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง เป็นระบบ รวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องทั้งจากหน่วยงานภายในองค์การ หรือจากหน่วยงานภายนอกตามกฎหมาย เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีตามกฎหมายของหน่วยงานราชการ เช่น กรมสรรพากร กรมสรรพสามิต และหน่วยงานเอกชน เป็นต้น เพื่อเป็นการแสดงสถานะทางการเงินขององค์การอย่างถูกต้อง และเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ อย่างครบถ้วน ทั้งนี้เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับต้องมีบทลงโทษ

การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

ความต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการสารสนเทศเป็นที่สนใจในหลายๆ องค์กร โดยอาจถูกผลักดันจากหลากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็น ความต้องการที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ การปรับปรุงเพื่อให้ถูกต้องตามกฎระเบียบที่วางไว้ รวมถึงความต้องการที่จะเปิดใช้บริการใหม่ๆ ในหลายกรณี การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ เช่น ระบบจัดการเนื้อหาหรือเอกสาร ระบบคลังข้อมูล ระบบเว็บไซด์ท่า โครงการเหล่านี้น้อยรายที่จะประสบความสำเร็จ การสร้างการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย มีหลายประเด็นต้องคำนึงถึง เช่น การเชื่อมต่อระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลาย รวมถึงความซับซ้อนของโครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กร ปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการการจัดการสารสนเทศ ต้องมีแบบแผนและหลักการที่สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการวางแผนและพัฒนาระบบได้ การจัดการสารสนเทศ เป็นคำกว้างๆ ที่ครอบคลุมระบบและกระบวนการทั้งหมดในองค์กรที่ใช้ในการสร้างและใช้งานสารสนเทศในองค์กร ในเชิงเทคโนโลยีการจัดการสารสนเทศ ประกอบด้วยระบบต่างๆ  ดังต่อไปนี้

  · การ จัดการ เนื้อหาใน เว็บไซต์ (web content management - CM)
          · การจัดการเอกสาร (document management - DM)
          · การจัดการด้านการจัดเก็บบันทึก (records management - RM)
          · โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management - DAM)
          · ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems - LM)
          · ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems - LCM)

· ความร่วมมือ (collaboration )
          · การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร ( enterprise search

 · และอื่นๆ

การจัดการสารสนเทศนั้นไม่ได้เน้นแค่เพียงเรื่องของเทคโนโลยีที่สำคัญไม่แพ้กันคือกระบวนการทางธุรกิจและการปฏิบัติที่จะวางรากฐานการสร้างและการใช้งานสารสนเทศ รวมทั้งยังเกี่ยวพันถึงตัวสารสนเทศเองด้วย ไม่ว่าจะเป็น โครงสร้างของสารสนเทศ คำอธิบายข้อมูล คุณภาพของเนื้อหา ฯลฯ ดังนั้น การจัดการสารสนเทศ จึงประกอบด้วย คน กระบวนการ เทคโนโลยี และเนื้อหา ซึ่งแต่ละหัวข้อต้องถูกระบุรายละเอียดให้ชัดเจน การจัดการสารสนเทศจึงจะประสบความสำเร็จ

บทบาทของการจัดระบบและเผยแพร่สารสนเทศ

        ยุคสารสนเทศ(information age) จัดเป็นยุคที่กล่าวได้ว่าเป็นทรัพยากรที่มีความจำเป็นไม่น้อยไปกว่าทรัพยากรอื่นๆ การเพิ่มจำนวนของสารสนเทศใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลามีผลกระทบต่อมนุษย์เป็นอย่างมาก นอกจากนั้นปัจจุบันเรากำลังอยู่ในสังคมแบบโลกาภิวัตน์ (globalization) หรือที่เรียกอีกอย่าหนึ่งว่าสังคมแบบไร้พรมแดน ทำให้เราสามารถติดต่อ เข้าถึง รับรู้ข้อมูลข่าวสารผ่านสื่อประเภทต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว ทันต่อเหตุการณ์

การใช้และการเข้าถึงสารสนเทศ

     การตัดสินใจที่ดีจะเกิดขึ้นไม่ได้หากผู้ตัดสินใจขาดสารที่ดีในการปฏิบัติงานใดๆก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นสาขาวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี การพาณิชย์หรือการจัดการ การได้รับสารสนเทศที่ถูกต้องในรูปแบบที่ใช้สะดวก ตรงและเหมาะสมกับเวลาและบุคคลเป็นสิ่งจำเป็นมาก เนื่องจากทำให้ไม่ต้องสิ้นเปลืองทรัพยากรโดยไม่จำเป็น ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน และที่สำคัญที่สุดก็คือ สารสนเทศที่ไม่เหมาะสมอาจเป็นเหตุให้บุคคลตัดสินใจและดำเนินการในสิ่งที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใดๆ ต่อกิจการ ในทางตรงกันข้าม สารสนเทศที่ถูกต้องและเหมาะสมอาจนำไปสู่แนวทางใหม่ในการวิจัย การพัฒนา และการดำเนินการด้านต่างๆ ของกิจการได้

     อย่างไรก็ตาม แม้ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารจะเข้ามามีบทบาทในการขยายโอกาสทางการศึกษา รูปแบบการศึกษา การให้บริการสาธารณสุข และการสื่อสารระหว่างรัฐและประชาชน โดยการนำมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน การผลิต และการให้บริการแก่ผู้บริโภคก็ตาม ก็ยังเกิดความเหลื่อมล้ำในการเข้าถึงสารสนเทศ (digital divide) ซึ่งความเหลื่อมล้ำดังกล่าวนั้นมีอยู่ 2 ระดับ คือ ความเหลื่อมล้ำระหว่างประชาชนเมืองและชนบทภายในประเทศ กับความเหลื่อมล้ำระหว่างประเทศต่างๆ โดยมีสาเหตุจากปัจจัย ดังนี้ คือ

1.ภาษา เมื่อเทียบกับจำนวนประชากรทั้งโลกแล้ว จะเห็นได้ว่ามีจำนวนน้อยมากที่สามารถใช้ภาษาหลายภาษาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และการใช้สารสนเทศที่มีการเผยแพร่ในภาษาที่ผู้ใช้ไม่ถนัดจึงเป็นเรื่องไม่จ่ายจำเป็นต้องใช้เวลา แรงงานและค่าใช้จ่าย ทั้งนี้เพื่อให้มีความสามารถในการติดต่อสื่อสารและเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการในภาษาอื่นๆ โดยเฉพาะอังกฤษที่นับได้ว่าเป็นภาษาหลักสากลที่ใช้กันอยู่ทั่วโลก

          2.โครงสร้างพื้นฐานสารสนเทศ (Information infrastructure) ความพร้อมของโครงสร้างพื้นฐานสารสนเทศต่างกันในแต่ละพื้นที่ก่อให้เกิดโอกาสในการเข้าถึงสารสนเทศที่ต่างกัน

          3.การเพิ่มปริมาณของสารสนเทศ ดังได้กล่าวมาแล้วว่าการขยายการผลิตสารสนเทศในระยะหลังสงครามโลกครั้งที่ 2 เป็นไปในอัตราเร่ง จึงก่อให้เกิดภาวการณ์แสสารสนเทศท่วมท้น ทั้งในรูปบทความ การตีพิมพ์ซ้ำและสาระสังเขปของต้นฉบับเดิม อันเป็นผลให้มีสารสนเทศให้เลือกจำนวนมาก และยากแก่การติดตามค้นคว้าไปได้อย่างทั่วถึง

4.คุณภาพของสารสนเทศ สารสนเทศที่มีคุณภาพนั้นหมายถึงสารสนเทศที่มีความแม่นยำ ทันต่อเหตุการณ์ สมบูรณ์ และใช้ประโยชน์ได้ จากจำนวนสารสนเทศที่เพิ่มมากขึ้น จึงทำให้เกิดปัญหาในเรื่องคุณภาพของสารสนเทศ

5. การใช้ศัพท์เฉพาะกลุ่มอาชีพและศัพท์เฉพาะกลุ่มอาชีพ มักจะรู้กันอยู่ในวงแคบๆของกลุ่มนักวิชาการหรือนักวิจัยจำนวนน้อย จึงทำให้บุคคลภายนอกวงการยากที่จะทราบถึงความหมายที่แท้จริงที่ผู้เขียนหรือผู้พูดต้องการสื่อออกมา ศัพท์เหล่านี้ปรากฏในลักษณะต่างๆ กัน ได้แก่ ศัพท์ที่สร้างใหม่ คำพ้อง และคำย่อ ซึ่งศัพท์เหล่านี้ไม่ปรากฏในพจนานุกรมใดๆ จึงก่อให้เกิดปัญหาในการค้นคว้าเป็นอย่างยิ่ง

6. เวลา เงื่อนไขเวลาอาจมีความสำคัญอย่างมากต่อการใช้สารสนเทศ เนื่องจากสภาพการใช้สารสนเทศโดยทั่วไปมีความสัมพันธ์กับช่วงเวลาการได้รับสารสนเทศโดยทั่วไปมีความสัมพันธ์กับช่วงเวลาการได้รับสารสนเทศโดยตรง สารสนเทศที่ได้รับอาจไม่เป็นประโยชน์หากได้รับในลำดับเวลาที่ไม่เหมาะสม ตำราพีชคณิตชั้นสูงจะไม่มีประโยชนสำหรับผู้ที่ไม่เคยผ่านการเรียนพีชคณิตชั้นต้นมาก่อน สารสนเทศที่ได้รับล่าช้าเกินไปอาจไม่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ การดำเนินการเกี่ยวกับสารสนเทศหลายด้านก่อให้เกิดปัญหาในการเข้าถึงสารสนเทศเสียเอง ที่เห็นได้ชัดได้แก่ ความล่าช้าในการจัดพิมพ์ ความล่าช้าในการแปล ความล่าช้าในดารดำเนินการเพื่อให้บริการ ความล่าช้าในการค้นคืน ความล่าช้าในการเข้าถึงตัวสารสนเทศ และความล่าช้าในการทราบผลการประเมินค่าจากผู้ใช้สารสนเทศนั้น

7.ค่าใช้จ่าย การเข้าถึงสารสนเทศมีค่าใช้จ่ายทั้งทางตรงและทางอ้อม และค่าใช้จ่ายในการดำเนินการการที่จะมีสารสนเทศที่ดี มีคุณภาพและกว้างขวางนั้นต้องมีการลงทุนและจัดระบบ ซึ่งต้องการค่าใช้จ่ายทั้งเป็นค่าจัดหา คักเลือก ดำเนินกรรมวิธี  การค้นคืนและการจัดส่งถึงผู้รับ ในประเทศที่ขาดแคลนทรัพยากรในการดำเนินการดังกล่าว จึงทำให้ประชาชนในประเทศนั้นๆ ประสบความยากลำบากในการเข้าถึงสารสนเทศที่สอดคล้องกับความต้องการที่มีอยู่หลากหลายได้

8.วัฒนธรรม ความแตกต่างด้านวัฒนธรรมวัดเป็นอุปสรรคสำคัญประการหนึ่งในการเรียนรู้และทำความเข้าใจสารสนเทศที่มาจากต่างวัฒนธรรม เป็นที่ยอมรับกันในหมู่นักศึกษาไทยที่ไปศึกษาต่อในต่างประเทศว่านอกเหนือจากภาษาแล้ว วัฒนธรรมที่แตกต่างกันก็มีส่วนอย่างมากในการทำความเข้าใจกับเนื้อหาวิชาหรือคำบรรยายของอาจารย์ และความรู้จำนวนมากที่ได้ศึกษามาก็ไม่อาจนำมาใช้ในสังคมไทยได้ดีเท่ากับที่ใช้ได้ผลในต่างประเทศ 

ตัวอย่างการบริการและการเผยแพร่สารสนเทศ

แหล่งบริการสารสนเทศ

เนื้อหาในนี้ ครอบคลุมถึงความหมายและประเภท  สถาบันที่ให้บริการสารสนเทศ  และบริการสารสนเทศแบบต่าง ๆ ที่สถาบันสารสนเทศแต่ละประเภทจัดให้บริการ  รวมทั้งแนะนำสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศของมหาวิทยาลัยราชภัฏพระนครศรีอยุธยา  เพื่อให้นักศึกษาได้ทำความเข้าใจถึงลักษณะและบริการของสถาบันสารสนเทศประเภทต่าง ๆ      รวมทั้งการให้บริการของสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศของมหาวิทยาลัยราชภัฏพระนครศรีอยุธยา เพื่อจะได้ใช้เป็นแหล่งค้นคว้าสารสนเทศต่อไป

ความหมายและประเภท

แหล่งสารสนเทศ (information sources) หมายถึง  แหล่งที่มา  แหล่งผลิต แหล่งเผยแพร่และให้บริการสารสนเทศ  ซึ่งอาจเป็นบุคคล  สื่อมวลชน และสถาบันบริการสารสนเทศ   แหล่งสารสนเทศแยกประเภทตามที่มาและลำดับการผลิต  แบ่งได้เป็น  3  ประเภทคือ

1. สารสนเทศปฐมภูมิ (primary sources)  หมายถึง  สารสนเทศที่เรียบเรียงขึ้นจากประสบการณ์ของผู้เขียน หรือเป็น ผลการค้นคว้าวิจัย  นำเสนอความรู้ใหม่ ๆ  ได้แก่  รายงานการวิจัย วิทยานิพนธ์  เอกสารการปฏิบัติงาน  รายงานการประชุมทางวิชาการ   บทความวารสารวิชาการ   เอกสารสิทธิบัตร   เอกสารมาตรฐาน  เอกสารจดหมายเหตุ

2. สารสนเทศทุติยภูมิ (secondary sources) หมายถึง  สารสนเทศที่ได้จากการนำสารสนเทศปฐมภูมิมาสังเคราะห์และเรียบเรียงขึ้นใหม่  เพื่อเสนอข้อคิดหรือแนวโน้มบางประการ  ได้แก่  หนังสือทั่วไป  หนังสือตำรา  หนังสือคู่มือการทำงาน   รายงานความก้าวหน้าทางวิทยาการ  บทคัดย่องานวิจัย บทวิจารณ์หนังสือ  วารสารสาระสังเขป เป็นต้น

3. สารสนเทศตติยภูมิ (tertiary sources) หมายถึง สารสนเทศที่ชี้แนะแหล่งที่อยู่ของสารสนเทศปฐมภูมิและทุติยภูมิ  จะให้ข้อมูลทางบรรณานุกรมของสารสนเทศ  ได้แก่หนังสือนามานุกรม  บรรณานุกรม  และดัชนีวารสาร เป็นต้น 

แหล่งสารสนเทศมีความสำคัญต่อความน่าเชื่อถือของข้อมูล  ในการอ้างอิงทางวิชาการถือว่าสารสนเทศจากแหล่งปฐมภูมิเป็นสารสนเทศที่ดี  มีความน่าเชื่อถือในเรื่องความถูกต้องตามข้อเท็จจริงมากกว่าสารสนเทศทุติยภูมิและสารสนเทศตติยภูมิ

สถาบันบริการสารสนเทศ

สถาบันบริการสารสนเทศ  หมายถึงองค์การที่ได้รับการจัดตั้งขึ้นเพื่อทำหน้าที่ให้บริการสารสนเทศตามความต้องของผู้ใช้  ซึ่งจำแนกได้หลายประเภทตามขอบเขต   หน้าที่และวัตถุประสงค์  ได้แก่ (ชุติมา  สัจจานันท์. 2531)

1. ห้องสมุดหรือหอสมุด  (library)

ห้องสมุดเป็นแหล่งสะสมทรัพยากรสารสนเทศทั้งที่เป็นวัสดุตีสิ่งพิมพ์และวัสดุไม่ตีพิมพ์   มีบริการครอบคลุมหลายด้าน  แต่ส่วนใหญ่เน้นบริการด้านการอ่าน  บริการยืม – คืน  และบริการช่วยการค้นคว้า      ห้องสมุดจำแนกตามวัตถุประสงค์และจุดมุ่งหมายในการจัดตั้ง แบ่งได้เป็น  5  ประเภทได้แก่

 1.1 ห้องสมุดโรงเรียน (school library)  จัดตั้งขึ้นในโรงเรียนระดับประถมศึกษาและมัธยมศึกษา  เพื่อเป็นศูนย์กลางด้านวิชาการ  อำนวยความสะดวกด้านการศึกษาค้นคว้าของนักเรียน   และจัดบริการสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการสอนของครูอาจารย์  ห้องสมุดโรงเรียนบางแห่งได้รับการจัดให้เป็นศูนย์สื่อการศึกษานอกเหนือจากการบริการด้านสื่อสิ่งพิมพ์

  1.2 ห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา (academic library)   เน้นการให้บริการสารสนเทศครอบคลุมทุกสาขาวิชาที่มหาวิทยาลัยหรือสถาบันต้นสังกัดเปิดทำการสอน   เพื่อสนับสนุนการศึกษาค้นคว้าวิจัยของนักศึกษาและอาจารย์   ในปัจจุบันห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาใช้ชื่อเรียกต่างกันไปเช่น    สำนักหอสมุด   สำนักบรรณสาร   สำนักวิทยบริการ   ศูนย์บรรณสาร  และศูนย์สื่อการศึกษา  เป็นต้น

  1.3 ห้องสมุดเฉพาะ (special library)  เน้นให้บริการสารสนเทศเฉพาะสาขาวิชาที่เกี่ยวข้องกับสถาบันต้นสังกัด   มักสังกัดอยู่กับสมาคม  หน่วยงานทางวิชาการ หรือสถาบันทางวิชาการเฉพาะด้าน  เช่น  ห้องสมุดธนาคาร   ห้องสมุดคณะแพทยศาสตร์  ห้องสมุดสมาคมวิชาชีพ เป็นต้น

  1.4 ห้องสมุดประชาชน (public library)    เป็นห้องสมุดที่รัฐให้การสนับสนุน  จัดตั้งขึ้นเพื่อให้เป็นแหล่งสารสนเทศของชุมชน  ให้บริการแก่ประชาชนทั่วไปทุกระดับอายุและระดับการศึกษา  ทรัพยากรสารสนเทศและกิจกรรมที่จัดขึ้นมุ่งที่ประโยชน์ของประชาชน  ห้องสมุดประชาชนมีให้บริการทุกจังหวัดทั่วประเทศ

  1.5 หอสมุดแห่งชาติ (national library)  เป็นแหล่งเก็บรวบรวมและบำรุงรักษาทรัพยากรสารสนเทศของชาติ ทั้งที่เป็นหนังสือต้นฉบับตัวเขียน  เอกสารโบราณและจารึก  สื่อสิ่งพิมพ์  สื่อโสตทัศนวัสดุ  สื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่ผลิตขึ้นในประเทศและต่างประเทศ   ให้บริการการอ่าน   ศึกษาค้นคว้าและวิจัยแก่ประชาชนเพื่อให้เป็นแหล่งการเรียนรู้ตลอดชีวิตและการศึกษาตามอัธยาศัย หอสมุดแห่งชาติทำหน้าที่เป็นศูนย์ประสานงานระบบสารนิเทศทางวิชาการแห่งชาติได้แก่   ศูนย์ข้อมูลวารสารระหว่างชาติแห่งประเทศไทยและภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้    ศูนย์กำหนดเลขมาตรฐานสากลประจำหนังสือ (International Standard Book Number – ISBN)  และเลขมาตรฐานสากลประจำวารสาร (International Standard Serial Number – ISSN)   ศูนย์กำหนดรายละเอียดทางบรรณานุกรมของหนังสือที่จัดพิมพ์ในประเทศ    ศูนย์กลางแลกเปลี่ยนและยืมสิ่งพิมพ์ในระดับชาติและนานาชาติ    ศูนย์รวบรวมสิ่งพิมพ์ขององค์กรสหประชาชาติ    และจัดทำบรรณานุกรมแห่งชาติ    หอสมุดแห่งชาติปัจจุบันตั้งอยู่ที่ท่าวาสุกรี    ถนนสามเสน   เขตดุสิต กรุงเทพมหานคร  สังกัดกรมศิลปากร กระทรวงวัฒนธรรม   และมีสาขาให้บริการในต่างจังหวัด เช่นภาคกลาง ได้แก่  หอสมุดแห่งชาติเขตลาดกระบัง เฉลิมพระเกียรติ  หอสมุดแห่งชาติอินทร์บุรี สิงห์บุรี   หอสมุดแห่งชาติรัชมังคลาภิเษกกาญจนบุรี  และหอสมุดแห่งชาติจังหวัดสุพรรณบุรีเฉลิมพระเกียรติภาคเหนือ  ได้แก่  หอสมุดแห่งชาติรัชมังคลาภิเษกเชียงใหม่   และหอสมุดแห่งชาติลำพูนภาคตะวันออกเฉียงเหนือ ได้แก่   หอสมุดแห่งชาติ เฉลิมพระเกียรติ ร.9 นครราชสีมา   หอสมุดแห่งชาติประโคนชัย จ.บุรีรัมย์   และหอสมุดแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติสมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์พระบรมราชินีนาถ นครพนม

ภาคตะวันออก   ได้แก่ หอสมุดแห่งชาติ ชลบุรี     และหอสมุดแห่งชาติรัชมังคลาภิเษก จันทบุรี

ภาคใต้ ได้แก่  หอสมุดแห่งชาตินครศรีธรรมราช   หอสมุดแห่งชาติกาญจนาภิเษกสงขลา  หอสมุดแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติสมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์พระบรมราชินีนาถสงขลา   หอสมุดแห่งชาติวัดดอนรัก จ.สงขลา   หอสมุดแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติสมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์พระบรมราชินีนาถตรัง  และหอสมุดแห่งชาติวัดเจริญสมณกิจภูเก็ต

2. ศูนย์สารสนเทศหรือศูนย์เอกสาร  (information center or documentation center)

ศูนย์สารสนเทศหรือศูนย์เอกสารเป็นหน่วยงานให้บริการสารสนเทศเฉพาะด้าน   แก่ผู้ใช้เฉพาะกลุ่มสาขาวิชาหรือสาขาวิชาชีพ  เช่น  นักวิทยาศาสตร์  นักวิจัย  มีลักษณะคล้ายห้องสมุดเฉพาะ     ให้ข้อมูลที่จัดทำขึ้นโดยศูนย์สารสนเทศหรือศูนย์เอกสารนั้น เช่น ข้อมูลสถิติ  ตัวเลข  รายงานการวิจัย  สาระสังเขปและดัชนี วารสารเฉพาะวิชา    ศูนย์นี้โดยทั่วไปมักแบ่งงานออกเป็น  3  ฝ่าย  ได้แก่  ฝ่ายห้องสมุด  ฝ่ายการเอกสาร  และฝ่ายพิมพ์

ตัวอย่างของศูนย์สารสนเทศหรือศูนย์เอกสารได้แก่  ศูนย์บริการเอกสารการวิจัยแห่งประเทศไทย  (ศบอ.)    ศูนย์บริการสารสนเทศทางเทคโนโลยี (Technical Information Access Center : TIAC)  สังกัดกระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีศูนย์บริการเอกสารการวิจัยแห่งประเทศไทยให้บริการสารสนเทศแก่นักวิจัย  ผลิตสื่อและเผยแพร่ผลงานวิจัยและเทคโนโลยีไทย ในรูปของสิ่งพิมพ์และสื่ออิเล็กทรอนิกส์   ประสานงานและร่วมมือกับหอสมุด สถานศึกษา ทั้งในและต่างประเทศ   และให้บริการค้นคว้าทำสำเนารายงาน FAO (Food and Agriculture Organization) ของ สหประชาชาติ ที่ ศบอ.เป็นตัวแทนรับฝากในประเทศไทย ตั้งแต่ปี พ.ศ.2509เอกสารการวิจัยของ ศบอ.  เริ่มตีพิมพ์รายงานแต่ละโครงการตั้งแต่ปี พ.ศ. 2508 เรื่อยมาจนถึงปัจจุบัน ทั้งภาษาอังกฤษและภาษาไทย ที่วิจัยโดยนักวิจัยของสถาบันฯเอง รวมถึงการวิจัยร่วมกับนักวิจัยต่างชาติจากหลาย ๆ ประเทศ อาทิ ญี่ปุ่น สหรัฐอเมริกา เยอรมัน สถาบันเทคโนโลยีแห่งเอเซีย (AIT) เป็นต้น มีผลงานวิจัยด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี รวมกว่า 2,000  ฉบับ ในหลากหลายกลุ่มสาขา เช่น  การถ่ายทอดเทคโนโลยี  การบรรจุหีบห่อ  การบริหารและการจัดการ   การพัฒนาบุคลากรและชุมชน  การวิจัยตลาดและธุรกิจ   เทคโนโลยีการก่อสร้าง   เทคโนโลยีการเกษตร  เทคโนโลยีชีวภาพ  เทคโนโลยีพลังงาน  เทคโนโลยีวัสดุ  เทคโนโลยีวิศวกรรม  เทคโนโลยีอาหาร  นิเวศวิทยาและสิ่งแวดล้อม  เภสัชและผลิตภัณฑ์ธรรมชาติ  วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีเพื่อเยาวชน  และอุตสาหกรรมเคมี เป็นต้น

3. ศูนย์ข้อมูล  (data center)ศูนย์ข้อมูลทำหน้าที่รับผิดชอบการผลิตหรือรวบรวมข้อมูล ตัวเลข  จัดระบบและเผยแพร่สู่ผู้ใช้ที่อยู่ในเป้าหมาย  มักเป็นส่วนหนึ่งของสถาบัน  เช่น  ศูนย์ข้อมูลธนาคารกรุงเทพ     ศูนย์ข้อมูลธุรกิจหลักทรัพย์ของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย   ศูนย์ข้อมูลพลังงานแห่งประเทศไทย  สังกัดสำนักงานพลังงานแห่งชาติ  เป็นต้น

4. หน่วยงานทะเบียนสถิติ  (statistical office)หน่วยทะเบียนสถิติเป็นศูนย์กลางรวบรวมหลักฐานการจดทะเบียนหรือ         ลงทะเบียน  และรวบรวมสถิติที่เกี่ยวข้อง    อาจเป็นหน่วยงานที่สังกัดอยู่ในกระทรวง ทบวง กรม เพื่อรวบรวมสถิติเฉพาะภายในหน่วยงาน เช่น หน่วยเวชระเบียนของโรงพยาบาลต่าง ๆ    กองการทะเบียนของกรมการปกครอง    ศูนย์สถิติการพาณิชย์ของ กระทรวงพาณิชย์    และสำนักงานสถิติแห่งชาติ  เป็นต้น

5. ศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศ  (information analysis center)ศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศให้บริการสารสนเทศเฉพาะสาขาวิชา  โดยนำมาคัดเลือก   วิเคราะห์    สรุปย่อและจัดเก็บในลักษณะของแฟ้มข้อมูล  ใบข้อมูล  (sheet)  และปริทัศน์ (review)  เพื่อใช้ในการตอบคำถามและจัดส่งให้กับผู้ที่สนใจในรูปของบริการข่าวสารทันสมัย      เนื่องจากกระบวนการทำงานของศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศ  ต้องมีการวิเคราะห์และประเมินสารสนเทศ  ผู้ปฏิบัติงานนี้จึงต้องมีความรู้ความสามารถเฉพาะด้าน ส่วนใหญ่จึงมักประกอบด้วยนักวิทยาศาสตร์  และนักวิชาการ  ตัวอย่างของ ศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศ  เช่น สมาคมสังคมศาสตร์แห่งประเทศไทย เป็นต้น

6. ศูนย์ประมวลและแจกจ่ายสารสนเทศ (information clearing house)ศูนย์ประมวลและแจกจ่ายสารสนเทศทำหน้าที่ให้ความช่วยเหลือในการเข้าถึงแหล่งสารสนเทศ  แนะนำแหล่งสารสนเทศ (referral service)  ที่เหมาะสม  หรือทำหน้าที่เป็นหน่วยงานรวบรวมทรัพยากรสารสนเทศแล้วแจกจ่ายไปยังผู้ที่ต้องการ   โดยการจัดทำสหบัตรรายการค้น บรรณานุกรม  ดัชนีและสาระสังเขป   และรายชื่อเอกสารที่ศูนย์ทำหน้าที่ประสานการแจกจ่าย  ได้แก่  ห้องสมุดยูเนสโก   หอสมุดแห่งชาติประเทศอังกฤษ  (British Library)  หอสมุดรัฐสภาอเมริกัน (Library of Congress)   และหอสมุดแห่งชาติของไทย  เป็นต้น

สำหรับประเทศไทยมีศูนย์ประสานงานเครือข่ายระบบสารนิเทศวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี และสังคมศาสตร์ในภูมิภาคเอเชียและแปซิฟิค  มีสำนักงานคณะกรรมการวิจัยแห่งชาติเป็นหน่วยประสานงาน     โดยยูเนสโก (UNESCO) เป็นผู้จัดตั้งข่ายงานทั้งสองในระดับภูมิภาคเรียกว่า ASTINFO  และ APINESS“ASTINFO” ย่อมาจาก Regional Network for the Exchange of Information and Experiences in  Science and Technology in Asia and Pacific มีชื่อเป็นภาษาไทยว่า “ข่ายงานภูมิภาคเพื่อการแลกเปลี่ยนสารนิเทศและประสบการณ์ด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีภาคพื้นเอเซียและแปซิฟิค”  ประกอบด้วยสมาชิก 12 ประเทศ คือ ศรีลังกา อินเดีย ฟิลิปปินส์ อิหร่าน จีน เกาหลี เวียดนาม อินโดนีเซีย มาเลเซีย นิวซีแลนด์  เนปาล และประเทศไทย จัดตั้งเครือข่ายงานขึ้นเมื่อปี 2527 โดยมีสถาบันที่เข้าร่วมโครงการ  6 ศูนย์ คือ สถาบันวิทยบริการ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย สำนักหอสมุดเกษตรศาสตร์   สำนักบรรณสารการพัฒนา สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยมหิดล   กองหอสมุดแห่งชาติ ศูนย์บริการเอกสารการวิจัย สถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งประเทศไทย

“APINESS” ย่อมาจาก Asia-Pacific Information Network in Social Sciences มีชื่อเป็นภาษาไทยว่า  ข่ายงานสารนิเทศด้านสังคมศาสตร์ระดับภูมิภาคเอเซียและแปซิฟิค มีสมาชิก 17 ประเทศ โดย 12 ประเทศจาก   ASTINFO จัดตั้งข่ายงานขึ้นเมื่อปี 2531 โดย ประกอบด้วยศูนย์สมทบทั้ง 6 ของ ASTINFO และหน่วยงานอื่นอีก 4 แห่ง คือ ห้องสมุดและศูนย์สารนิเทศ ธนาคารแห่งประเทศไทย,สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่, สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยขอนแก่น และหอสมุดจอห์น เอฟ เคเนดี้   มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

ทั้งสองข่ายงานข้างต้น  มีภารกิจในการให้บริการข้อสนเทศทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีและสังคมศาสตร์ในข่ายงานฯ  พิจารณาขอความช่วยเหลือจากต่างประเทศเพื่อปรับปรุงโครงสร้างขององค์กรในข่ายงานฯ จัดดำเนินการฝึกอบรมและสัมมนาระบบสารนิเทศวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีและสังคมศาสตร์   จัดดำเนินการในเรื่องอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย   เช่นจากองค์การอาหารและเกษตรแห่งสหประชาชาติ (FAO)   องค์การอนามัยโลก (WHO) และยูเนสโก ที่เกี่ยวกับ ASTINFO และ APINESS

7. ศูนย์แนะแหล่งสารสนเทศ  (referral centers)  ศูนย์แนะแหล่งสารสนเทศ  ทำหน้าที่รวบรวมแหล่งข้อมูลและแหล่งสารสนเทศ  โดยจัดทำเป็นคู่มือ   หรือรายการบรรณานุกรมและดัชนี  เพื่อให้คำแนะนำแหล่งข้อมูลสารสนเทศที่เหมาะสมตามที่ผู้ใช้ต้องการ  ส่วนใหญ่จะแนะแหล่งสารสนเทศเฉพาะสาขาวิชา  เช่น ศูนย์แนะแหล่งสารสนเทศวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ  หอสมุดรัฐสภาอเมริกัน    ศูนย์แนะแหล่งสารสนเทศสิ่งแวดล้อมนานาชาติ  เป็นต้น  (ศรีสุภา  นาคธน, 2548)

8. หน่วยงานจดหมายเหตุ  (archive)หน่วยงานจดหมายเหตุ  ทำหน้าที่รวบรวมและอนุรักษ์เอกสารราชการ  และเอกสารทางประวัติศาสตร์ ได้แก่  คำสั่ง ระเบียบ  ข้อบังคับ  บันทึก  หนังสือโต้ตอบ  รายงาน  แผนที่  ภาพถ่าย  แบบแปลน  เพื่อเป็นหลักฐานการดำเนินงานของรัฐและหน่วยงานเอกชน    ใช้เป็นแหล่งค้นคว้าอ้างอิงทั้งเพื่อการปฏิบัติงานและค้นคว้าทางวิชาการ  ตัวอย่างเช่นหอจดหมายเหตุแห่งชาติ   หอจดหมายเหตุส่วนภูมิภาคและท้องถิ่น  หอจดหมายเหตุของสถาบันทางศาสนา  หอจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัย  และหอจดหมายเหตุของสถาบันธุรกิจและอุตสาหกรรม  เป็นต้น

หอจดหมายเหตุแห่งชาติ   มีฐานะเป็นสำนักหนึ่งในกรมศิลปากรกระทรวงวัฒนธรรม     จัดตั้งเมื่อวันที่ 18 สิงหาคม พ.ศ. 2495   มีวัตถุประสงค์เพื่อจัดเก็บและบำรุงรักษาเอกสารทางราชการที่มีความสำคัญทางด้านประวัติศาสตร์ที่มีอายุเกิน 25 ปี และรูปถ่ายไว้ให้คนรุ่นหลังได้ศึกษาค้นคว้า     ให้บริการค้นคว้าเอกสารจดหมายเหตุประเภทต่าง ๆ เช่น เอกสารโต้ตอบของส่วนราชการ   เอกสารส่วนบุคคล   เอกสารประวัติศาสตร์ร่วมสมัยทั้งที่เป็นเอกสารประเภทลายลักษณ์และประเภทไมโครฟิล์มรวม    ทั้งบริการเอกสารประเภทโสตทัศนจดหมายเหตุ เช่น   ภาพถ่าย   แผนที่   แผนผัง   แบบแปลน    สไลด์   ซีดี   แถบบันทึกเสียง เป็นต้น

ปัจจุบันหอจดหมายเหตุแห่งชาติตั้งอยู่ด้านหลังอาคารหอสมุดแห่งชาติ  ที่ท่าวาสุกรี    ถนนสามเสน   เขตดุสิต กรุงเทพมหานคร    และมีหอจดหมายเหตุแห่งชาติสาขาในต่างจังหวัด  ได้แก่ หอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติสมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์ พระบรมราชินีนาถ ที่จังหวัดเชียงใหม่  ตรัง  ยะลา  และสงขลา    หอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติสมเด็จพระบรมโอรสาธิราชฯ สยามมกุฎราชกุมาร พะเยา และอุบลราชธานี    หอจดหมายเหตุแห่งชาติ จังหวัดสุพรรณบุรี   หอจดหมายเหตุแห่งชาติ จังหวัดจันทบุรี    หอจดหมายเหตุนายกรัฐมนตรี พลเอก เปรม ติณสูลานนท์ จังหวัดนครศรีธรรมราช   หอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกียรติพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวภูมิพลอดุลยเดช อำเภอคลองหลวง จังหวัดปทุมธานี    หอเกียรติยศ ฯพณฯ บรรหาร ศิลปอาชา นายกรัฐมนตรี คนที่ ๒๑ จังหวัดสุพรรณบุรี

9. สถาบันบริการสารสนเทศเชิงพาณิชย์  (commercial information service center)

สถาบันบริการสารสนเทศเชิงพาณิชย์ให้บริการสารสนเทศโดยคิดค่าบริการ สถาบันบริการสารสนเทศเชิงพาณิชย์มีหลายรูปแบบได้แก่ ศูนย์บริการสารสนเทศทันสมัย (current awareness services)      ให้บริการเลือกสรรสารสนเทศเฉพาะบุคคล  (selective dissemination of information service : SDI)       โดยจัดส่งรายการทางบรรณานุกรม   ดรรชนีและสาระสังเขปให้สมาชิกหรือผู้ใช้บริการได้ตรวจสอบ    ส่วนการเข้าถึงตัวเอกสาร    จำเป็นต้องพึ่งพาห้องสมุดและศูนย์สารสนเทศ   ความสำเร็จของศูนย์บริการสารสนเทศทันสมัยจึงอยู่ที่การมีห้องสมุดและศูนย์สารสนเทศที่ดีสนับสนุนอยู่เบื้องหลังด้วย

สำนักงานติดต่อและให้คำปรึกษาทางสารสนเทศ  (extension services–liason and advisory)  ให้คำปรึกษาด้านการใช้สารสนเทศในสาขาเกษตร   อุตสาหกรรมและกิจการบริการสาธารณะอื่น ๆ   หรือแนะนำแหล่งที่จะให้ความช่วยเหลือในการดำเนินกิจการ   บริการนี้จึงมักเชื่อมโยงกับทางอุตสาหกรรมเป็นหลัก ศูนย์บริการสาระสังเขปและดรรชนี (abstract and index services)  ให้บริการฐานข้อมูลสาระสังเขปและดรรชนีวารสารทางวิชาการและสิ่งพิมพ์อื่น ๆ  ส่วนใหญ่ห้องสมุดและศูนย์สารสนเทศบอกรับเป็นสมาชิก  สามารถสืบค้นในระบบออฟไลน์ (offline system) ผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทวัสดุย่อส่วน ซีดีรอม และระบบออนไลน์ (online system) ผ่านทางระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เช่น  สาระสังเขปวิทยานิพนธ์  (Dissertation Abstracts International) ของบริษัท  University Microfilm     สาระสังเขปและดรรชนี  Biological Abstracts  และ  Bioresearch Index  จัดทำโดย  บริษัทไบโอสิส  (BIOSIS)  เป็นต้น

10.   เครือข่ายบริการสารสนเทศ (information services network)  เครือข่ายบริการสารสนเทศเกิดขึ้นจากการรวมตัวกันของกลุ่มสถาบันบริการสารสนเทศ  เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานด้านการบริการทางบรรณานุกรม  ได้แก่  การทำบัตรรายการ  การพัฒนาทรัพยากร  การยืมระหว่างห้องสมุด  และการบริการฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์  เช่น เครือข่ายยูนิเน็ต (UniNet)

เครือข่ายยูนิเน็ตจัดดำเนินการโดยสำนักงานบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อพัฒนาการศึกษา  ในสังกัดสำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา  มีวัตถุประสงค์เพื่อสนับสนุนและส่งเสริมให้มีการใช้ทรัพยากรสารสนเทศร่วมกัน  ได้ดำเนินโครงการพัฒนาเครือข่ายห้องสมุดมหาวิทยาลัยในประเทศไทย ที่มีชื่อย่อว่า “ThaiLIS” (Thai Library Integrated System)   โดยเชื่อมโยงเครือข่ายระหว่างห้องสมุดมหาวิทยาลัยและสถาบันจำนวน 24 แห่ง   ให้สามารถใช้งานผ่านเครือข่ายยูนิเน็ต    มีสารสนเทศที่ให้บริการในฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้

ฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม  (union catalog)  เป็นฐานข้อมูลที่รวบรวมรายการบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศในห้องสมุดมหาวิทยาลัยและสถาบัน 24 แห่ง   ปัจจุบันมีข้อมูลบรรณานุกรมจำนวนกว่า 2 ล้านระเบียน  เข้าใช้บริการได้ที่เว็บไซต์ http://uc.thailis.or.th  

ฐานข้อมูลจัดเก็บเอกสารฉบับเต็ม  (digital collection)  เป็นฐานข้อมูลที่จัดเก็บและแสดงเอกสารฉบับเต็ม (full text)  พร้อมภาพ  ให้บริการข้อมูลวิทยานิพนธ์  งานวิจัยของสถาบันอุดมศึกษาในประเทศไทย  และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างห้องสมุดมหาวิทยาลัยกว่า 70 แห่ง  ปัจจุบันมีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  จำนวนกว่า  50,000 รายการ  เข้าใช้บริการได้ที่เว็บไซต์   http://dcms.thailis.or.th/index.php  

ฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพื่อการสืบค้น (reference database)  เป็นบริการสืบค้นข้อมูลออนไลน์ต่างประเทศ จำนวน 7 ฐานได้แก่     Science Direct,  IEEE/IEE Electronic Library (IEL),  ProQuest Dissertations,  ACM Digital Library,  Lixis.com and Nexis.com,  H.W.Wilson,  ISI Web of Science

ฐานข้อมูลหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ (e-Book) ให้บริการหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ลิขสิทธิ์ของ  SpringerLink จำนวน  1,528  รายการ  เข้าใช้บริการได้ที่

URL : http://ebook.SpringerLink.com

ฐานข้อมูลหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ (e-Book) ลิขสิทธิ์ของ NetLibrary จำนวน 5,962 รายการ และหนังสือ Publicly accessible eBooks จำนวน 3,400 รายการ   เข้าใช้บริการได้ที่  URL: http://www.netlibrary.com

ฐานข้อมูลวิทยานิพนธ์ฉบับเต็ม (dissertation fulltext)  ให้บริการวิทยานิพนธ์ฉบับเต็มของสถาบันการศึกษาต่าง ๆ ในประเทศไทยที่เข้าร่วมเป็นสมาชิกเครือข่าย จำนวน 3,850 รายการ   เข้าใช้บริการได้ที่ URL: http://ebook.thailis.or.th

งานบริการสารสนเทศ

สถาบันสารสนเทศเน้นให้บริการสารสนเทศแตกต่างกันไปตามหน้าที่และวัตถุประสงค์ในการจัดตั้ง    ซึ่งพอจะสรุปบริการที่จัดให้โดยทั่วไปได้ดังนี้

1. บริการการอ่าน    เป็นบริการที่สถาบันบริการสารสนเทศจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศในระบบชั้นเปิดและจัดที่นั่งสำหรับอ่านค้นคว้าได้โดยอิสระตามความสนใจของแต่ละบุคคล   พร้อมทั้งจัดทำเครื่องมือช่วยค้นซึ่งอาจจะเป็นบัตรรายการหรือรายการในฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์เพื่อให้ผู้ใช้เข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศได้โดยสะดวก

2. บริการบรรณานุกรมและสาระสังเขป  เป็นบริการรวบรวมรายการทรัพยากรสารสนเทศที่มีบริการอยู่ในสถาบัน  หรืออาจรวบรวมเฉพาะเรื่องที่มีผู้สนใจ  หรือรวบรวมตามระยะเวลาที่จัดหาทรัพยากรสารสนเทศใหม่ ๆ  เพื่ออำนวยความสะดวกในการศึกษาค้นคว้า  เช่น  การทำบัตรรายการ  การทำดัชนีวารสาร  บริการโอแพค (OPAC) ของห้องสมุด  และ การจัดทำบรรณานุกรมแห่งชาติประจำปี ของหอสมุดแห่งชาติ  เป็นต้น

3. บริการให้ยืมทรัพยากรสารสนเทศ  เป็นบริการให้ยืมทรัพยากรสารสนเทศออกไปใช้ภายนอกสถาบัน  โดยผู้ใช้บริการจะต้องสมัครเป็นสมาชิกและปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับของสถาบันบริการสารสนเทศ

4. บริการยืมระหว่างห้องสมุดหรือสถาบัน  เป็นบริการที่ช่วยอำนวยความสะดวกแก่สมาชิกที่ต้องการยืมทรัพยากรสารสนเทศจากสถาบันอื่น โดยสถาบันต้นสังกัดของสมาชิกช่วยอำนวยความสะดวกในการติดต่อประสาน  ซึ่งผู้ใช้บริการต้องเสียค่าใช้จ่ายบางส่วน เช่น ค่าถ่ายเอกสาร  ค่าขนส่ง เป็นต้น

5. บริการจองหนังสือหรือบริการหนังสือสำรอง  เป็นบริการที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการใช้ทรัพยากรสารสนเทศที่มีอยู่อย่างจำกัด  แต่มีผู้สนใจต้องการใช้จำนวนมาก  สถาบันบริการสารสนเทศอาจให้บริการจองหนังสือล่วงหน้า  หรืออาจจัดบริการหนังสือสำรองไว้ในสถาบันโดยไม่ให้ยืมออกนอกสถาบันในช่วงระยะเวลาหนึ่ง  เพื่อให้ได้ใช้บริการอย่างทั่วถึงทุกคน

6. บริการตอบคำถามและช่วยการค้นคว้า   เป็นบริการให้คำแนะนำและช่วยเหลือผู้ใช้บริการในการค้นคว้าหาข้อมูลต่าง ๆ ที่มีในสถาบัน และแหล่งสารสนเทศอื่น ๆ ที่มีเนื้อหาเกี่ยวข้องกับเรื่องที่ผู้ใช้ต้องการ  

7. บริการแนะนำแหล่งสารสนเทศ  เป็นบริการแนะนำแหล่งหรือสถาบันบริการสารสนเทศ  วิธีการใช้  วิธีการสืบค้นทรัพยากรสารสนเทศ  เพื่อให้ผู้ใช้บริการได้เข้าถึงแหล่งจัดเก็บไว้  ได้อย่างรวดเร็ว  และใช้ประโยชน์ในแหล่งสารสนเทศนั้นได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

8. บริการเผยแพร่สารสนเทศและนิทรรศการ  เป็นบริการเผยแพร่สารสนเทศในโอกาสพิเศษต่าง ๆ   เพื่อชักชวนให้เกิดความสนใจการอ่าน และการศึกษาค้นคว้าต่อเนื่อง เช่น การจัดนิทรรศการ  การจัดประชุมอภิปรายทางวิชาการ  การจัดทำจุลสาร วารสารวิชาการ เป็นต้น

9. บริการข่าวสารทันสมัย  เป็นบริการรวบรวม  คัดเลือกและเผยแพร่สารสนเทศใหม่ ๆ แก่สมาชิกหรือผู้ใช้บริการ  เช่น การทำสำเนาบทความจากวารสาร  การทำบรรณานุกรมและสาระสังเขปแล้วส่งให้ผู้ใช้บริการ เป็นต้น

10. บริการถ่ายสำเนาและพิมพ์ผลการค้นข้อมูล  เป็นบริการถ่ายสำเนาเอกสารไปใช้ประโยชน์  เช่น   บริการถ่ายเอกสาร    บริการพิมพ์ผลการสืบค้นข้อมูลจากฐานข้อมูลออนไลน์  อินเทอร์เน็ต  หรือแฟ้มข้อมูล

11. บริการอินเทอร์เน็ต เป็นการให้บริการเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต  เพื่อให้ผู้ค้นคว้าได้ใช้บริการต่าง ๆ เช่น  การสืบค้นฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์  การสืบค้นข้อมูลจากเว็บไซต์  และการใช้บริการจดหมายอีเล็กทรอนิกส์ (e –mail)   เป็นต้น

สรุป

แหล่งสารสนเทศ หมายถึงแหล่งที่ให้บริการสารสนเทศ  ซึ่งอาจเป็นบุคคล  สื่อมวลชน และสถาบันบริการสารสนเทศ   ประเภทแหล่งสารสนเทศแบ่งตามลำดับการผลิตได้เป็น  3  ประเภทคือ   สารสนเทศปฐมภูมิ สารสนเทศทุติยภูมิ  สารสนเทศตติยภูมิ ในการอ้างอิงทางวิชาการถือว่าสารสนเทศจากแหล่งปฐมภูมิเป็นสารสนเทศที่ดี  มีความน่าเชื่อถือในเรื่องความถูกต้องตามข้อเท็จจริงมากกว่าสารสนเทศในลำดับรอง

สถาบันบริการสารสนเทศ  ให้บริการสารสนเทศแตกต่างกันตามขอบเขต   หน้าที่และวัตถุประสงค์ในการจัดตั้ง มีหลายประเภทได้แก่ ห้องสมุดหรือหอสมุดจะเน้นจัดเก็บและจัดบริการผู้ใช้ด้านการอ่านและการยืมสารสนเทศ    ศูนย์สารสนเทศหรือศูนย์เอกสารจะเน้นให้บริการสารสนเทศเฉพาะสาขาวิชา ทำการผลิตและเผยแพร่สารสนเทศใหม่ ๆ   ศูนย์ข้อมูลจะเน้นการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เป็นข้อมูลสถิติ ตัวเลข และการเผยแพร่ข้อมูลแก่สมาชิก   หน่วยงานทะเบียนสถิติเป็นศูนย์กลางรวบรวมหลักฐานการจดทะเบียนและสถิติที่เกี่ยวข้อง    ศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศให้บริการข่าวสารทันสมัยเฉพาะสาขาวิชาในลักษณะของแฟ้มข้อมูล  บทความปริทัศน์  และจัดส่งให้สมาชิกที่สนใจ   ศูนย์ประมวลและแจกจ่ายสารสนเทศจะเน้นบริการความช่วยเหลือในการเข้าถึงแหล่งสารสนเทศ  หน่วยงานจดหมายเหตุเน้นให้บริการเอกสารสำคัญทางประวัติศาสตร์ทั้งที่เป็นเอกสารสำคัญของทางราชการและส่วนบุคคล  ภาพถ่าย  แผนที่ ฯลฯ

นอกจากนี้ยังมีสถาบันบริการสารสนเทศเชิงพาณิชย์ที่ให้บริการโดยคิดค่าบริการ  ซึ่งให้บริการในหลายรูปแบบ เช่น ศูนย์บริการสารสนเทศทันสมัย (current awareness services)      สำนักงานติดต่อและให้คำปรึกษาทางสารสนเทศ   ศูนย์บริการสาระสังเขปและดรรชนี เป็นต้น

ในปัจจุบัน สถาบันหลายแห่งได้ร่วมกันเป็นเครือข่ายบริการสารสนเทศ โดยเน้นการใช้ทรัพยากรสารสนเทศร่วมกัน   เพื่อลดต้นทุนการดำเนินงาน  และให้บริการผ่านทางอินเทอร์เน็ต เช่น เครือข่ายห้องสมุดในประเทศไทย (ThaiLIS)  

บริการสารสนเทศ  ที่สถาบันบริการสารสนเทศจัดให้โดยทั่วไป ได้แก่ บริการการอ่าน  บริการบรรณานุกรมและสาระสังเขป  บริการยืมทรัพยากร  บริการยืมระหว่างสถาบัน    บริการจองหนังสือ  บริการตอบคำถามและช่วยการค้นคว้า   บริการแนะนำแหล่งสารสนเทศ  บริการเผยแพร่สารสนเทศและนิทรรศการ  บริการข่าวสารทันสมัย  บริการถ่ายสำเนาและพิมพ์ผลการค้นข้อมูล   บริการอินเทอร์เน็ต เป็นต้น

สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ     มหาวิทยาลัยราชภัฏพระนครศรีอยุธยา เป็นห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาที่ให้บริการสารสนเทศเช่นเดียวกับสถาบันบริการสารสนเทศทั่วไป  แต่มีระเบียบข้อกำหนดที่นักศึกษาและผู้ใช้บริการต้องปฏิบัติเป็นการเฉพาะ  ดังนั้นผู้ใช้บริการควรทำความเข้าใจก่อนเข้าใช้บริการ

เอกสารอ้างอิง

กาวิตา โสมา. (2559). การเผยแพร่สารสนเทศห้องสมุด. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้            
              จาก  : kawitanattaporn.blogspot.com/. สืบค้น 28 กรกฏาคม 2559.

คู่มือการใช้บริการสำนักวิทยบริการ.  (2547).  พระนครศรีอยุธยา : สำนักวิทยบริการมหาวิทยาลัย 
              ราชภัฏพระนครศรีอยุธยา.

ชุติมา  สัจจานันท์.  (2531).  การเลือกและการจัดหาวัสดุห้องสมุด.  กรุงเทพฯ  :หน่วยศึกษานิเทศก์ กรมการฝึกหัดครู.

ฐิติมา สุขคุ้ม. (2559). การบริการและการเผยแพร่สารสนเทศ. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
               http : //titima 59193030118.blogspot.com. สืบค้น                28 กรกฏาคม 2559.

ศรีสุภา  นาคธน.  (2548).  สารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์และการค้นคืน.  ลพบุรี :

               มหาวิทยาลัยราชภัฏเทพสตรี.
สำนักวิทยบริการ  มหาวิทยาลัยราชภัฏพระนครศรีอยุธยา.  (2547).   รายงานประจำปี 2546 : 
               สำนักวิทยบริการ  มหาวิทยาลัยราชภัฏ  พระนครศรีอยุธยา.  พระนครศรีอยุธยา : สำนักฯ.